La Universidad de Las Américas (en adelante “la Universidad”) busca garantizar la protección de los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en sus bases de datos y archivos, garantizando el Derecho Constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera registrado sobre ellas en bases de datos o archivos. Todo esto en desarrollo de lo establecido en la Constitución de la República del Ecuador, Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, Código Orgánico Integral Penal y demás decretos reglamentarios.
Este documento busca establecer los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de la Universidad y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.
Serán objeto de protección con base en la presente directriz, aquellas personas que, en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las académicas, laborales y comerciales, sean estas permanentes u ocasionales, puedan suministrar cualquier tipo de información o dato personal a la Universidad, quien actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, y quien deberá permitir al Titular de la información, conocerla, actualizarla y rectificarla.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores, en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
En virtud de la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales son deberes de la Universidad cuando actúa como Responsable del Tratamiento de datos personales, los siguientes:
El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización previa, expresa e informada del Titular para el Tratamiento de los mismos y comunicarle los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento. La recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados y deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior por parte del Titular.
Al respecto, el Art. 6 de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, dispone:
"Son confidenciales los datos de carácter personal, tales como: ideología, afiliación política o sindical, etnia, estado de salud, orientación sexual, religión, condición migratoria y los demás atinentes a la intimidad personal y en especial aquella información cuyo uso público atente contra los derechos humanos consagrados en la Constitución e instrumentos internacionales.
El acceso a estos datos sólo será posible con autorización expresa del titular de la información, por mandato de la ley o por orden judicial.
También son confidenciales los datos cuya reserva haya sido declarada por la autoridad competente, los que estén amparados bajo sigilo bancario o bursátil, y los que pudieren afectar la seguridad interna o externa del Estado. La autoridad o funcionario que por la naturaleza de sus funciones custodie datos de carácter personal, deberá adoptar las medidas de seguridad necesarias para proteger y garantizar la reserva de la información que reposa en sus archivos (…)".
Por su parte, la cláusula séptima de las Disposiciones Generales del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, establece:
"(…) 2. Datos accesibles. - Es toda información que no tiene el carácter de confidencial conforme a la Ley.
Datos confidenciales. - Es toda información a la que solo los titulares pueden acceder tales como los datos personales especialmente protegidos que se refieren a: ideología, afiliación política o sindical, etnia, estado de salud, orientación sexual, religión, condición migratoria y los demás atinentes a la intimidad personal y en especial aquella información cuyo uso público atente contra los derechos humanos consagrados en la Constitución de la República e instrumentos internacionales.
Datos públicos. - Exclusivamente en el ámbito de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, se entenderá como datos públicos, a todo acto y/ o información relativa a las personas naturales o jurídicas, sus bienes o patrimonio, sean estos accesibles o confidenciales, generadas del sector público o privado (…)".
La autorización del Titular de la información no será necesaria cuando se trate de:
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
La autorización del Titular puede constar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Asimismo, podrá otorgarse mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar su consentimiento electrónicamente, para concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
La Universidad dispondrá de los medios tecnológicos o físicos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos, que permitan demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los Titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
Los Titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La presente revocatoria deberá ser solicitada por el Titular a través del correo electrónico usodedatos@.udla.edu.ec
El Aviso de Privacidad es la comunicación verbal y/o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular a través de un medio físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición de este para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular, la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales, como mínimo al momento de efectuar la recolección de los datos personales.
La Universidad garantizará el derecho de acceso a los Titulares y a aquellas personas legitimadas para ejercer el derecho, poniendo a disposición de ellos sin costo alguno y de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales, al menos una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a las presentes directrices. Dicho acceso, en caso de ser posible, deberá permitir al Titular la posibilidad de conocer y actualizar en línea sus datos personales.
Los Titulares, o sus causahabientes podrán solicitar a través del correo electrónico usodedatos@.udla.edu.ec, la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos y archivos de la Universidad.
En cualquier caso, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (1O) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (1O) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a través de este correo electrónico la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
Asimismo, la solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través del correo electrónico usodedatos@.udla.edu.ec y debe contener, como mínimo, la siguiente información:
La Universidad tiene la obligación de rectificar y actualizar la información inexacta, incompleta o desactualizada a solicitud del Titular, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
El Titular de la información tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Universidad, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Universidad. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable del Tratamiento puede negar el ejercicio del mismo cuando:
El Titular de la información autoriza expresamente que la totalidad de su información personal pueda ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, en desarrollo de relaciones interinstitucionales.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, la Universidad , tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con las actividades propias de la relación con la Universidad , y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
La Universidad, también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos ; © para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.